À l’heure de la digitalisation et des ateliers en ligne, construire son offre d’atelier est un défi aux nouveaux enjeux. Nous vous dévoilons les bonnes pratiques dans ce guide.
Comment organiser le déploiement d’une offre d’ateliers santé en ligne ?
Co-construire avec ses pairs
Si vous travaillez dans une structure, vous pouvez vous concerter avec votre équipe, y réfléchir à plusieurs, vous coordonner et proposer l’offre d’ateliers santé, forme et bien-être la plus adaptée à votre mode de fonctionnement. Vous mettez également toutes les chances de votre côté pour que cette nouvelle offre soit acceptée et adoptée par tous. Si vous travaillez en cabinet libéral, vous pouvez en discuter avec des confrères et consoeurs qui ont déjà adopté la pratique d’ateliers santé en ligne. Ils sauront prodiguer de précieux conseils et vous éviter des petites erreurs.
Se répartir les tâches
Après avoir construit l’offre, vous pouvez vous répartir les tâches afin d’optimiser votre travail. Dans le cas d’ateliers proposés au sein d’une structure, plusieurs personnes peuvent être chargées de désigner les thèmes et les types d’ateliers santé qui seront tenus en distanciel, et de préparer le contenu d’animation. Une à deux autres personnes peuvent être chargées de la coordination de l’offre en ligne. Cela consiste à renseigner les ateliers en ligne, ouvrir ou fermer les inscriptions, modifier les informations si nécessaire… Ce sont des tâches habituellement réalisées dans le cadre d’atelier en présentiel. Que vous soyez seul ou à plusieurs, l’utilisation d’une plateforme pour gérer la partie administrative (création des ateliers, inscriptions, paiements…) vous permet de gagner un temps considérable que vous pouvez ainsi réserver au soin des patients et aux autres tâches chronophages.
Créer des ateliers pluridisciplinaires
L’animation en ligne est aussi l’occasion d’organiser et mettre en place des ateliers pluridisciplinaires plus facilement, afin de croiser les expertises et d’en faire bénéficier les patients. Cela donne une nouvelle dynamique aux ateliers et vous permet d’être plus rassuré à l’idée d’animer un atelier. Par exemple, vous pouvez imaginer un atelier thérapeutique avec deux professionnels à l’expertise différente mais complémentaire : un cuisinier et une diététicienne pour animer un atelier de cuisine thérapeutique par exemple.
S’assurer de la conformité RGPD et du respect des données de santé
Lors de la digitalisation de vos méthodes et outils de travail, il est primordial de vérifier qu’ils sont en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ce sont les règles établies concernant notamment le traitement des données à caractère personnel telles que les données de santé. Il est aussi essentiel d’obtenir le consentement de vos patients lorsque vous passez sur un mode de fonctionnement numérique. Chez Barnabe.io, toutes les données stockées respectent les conditions d'Hébergement Données de Santé (HDS) sécurisées.
Comment initier les patients aux ateliers santé numériques ?
Proposer des thématiques d’ateliers adaptées à leurs besoins
Lors des consultations, vos patients vous font souvent part de leurs besoins et attentes, parfois à demi-mot. Les sujets peuvent être variés : décrypter des étiquettes alimentaires, pratiquer une activité physique dans un contexte de pathologie chronique, mieux comprendre sa maladie… Bien souvent, certains patients ont les mêmes demandes. C’est pourquoi il est pertinent de les noter pour réfléchir à des thématiques d’ateliers qui peuvent intéresser un groupe de personnes. Vous pouvez ensuite en parler avec ces patients pour recueillir leurs impressions et leurs attentes afin de peaufiner votre offre d’ateliers santé en ligne.
Simplifier les inscriptions à l’aide d’une plateforme
Pour faciliter l’embarquement des patients dans ce nouveau mode de prise en charge, vous pouvez inviter l’intégralité de votre patientèle à rejoindre la plateforme sur laquelle vous proposez vos ateliers. Ils pourront ainsi accéder au contenu uniquement disponible pour eux et s’inscrire aux ateliers tenus en distanciel comme en présentiel. À chaque nouvelle inclusion de patients, n’oubliez pas de les inviter à vous rejoindre sur la plateforme. Votre patientèle pourra se rendre sur la plateforme et ainsi accéder au nouveau contenu que vous publiez en fonction de l’évolution de leur parcours. Cela permettra d’une part de différencier votre offre des autres professionnels et d’impliquer davantage les patients.
Lorsque l’offre d’ateliers santé en ligne est lancée, n’hésitez pas à récolter leurs avis et suggestions pour ajuster votre offre et la personnaliser au mieux.
Comment adapter son offre d’atelier santé au format numérique ?
Écouter la demande des patients
Nombre d’entre vous animent ou ont déjà animé des ateliers santé en présentiel. Vous pouvez adapter cette offre au format numérique. Prenez toutefois en considération que les ateliers en ligne ne remplacent pas ceux en présentiel. Certains patients sont très en demande d’ateliers en visio alors que d’autres préfèrent ceux en présentiel. Repérer le type de patients demandeurs d’ateliers en distanciel vous aidera à mieux construire et adapter votre offre d’ateliers santé en ligne. Vous pourrez ainsi développer votre offre d’ateliers santé en fonction de la demande et des raisons qui motivent la patientèle.
Rassurer les patients sur les outils digitaux
L’atelier santé en distanciel demande quelques précautions. Il ne doit pas être un moyen de se cacher et de s'effacer pour les patients. Recommander aux patients d’activer leur caméra leur permet d’être mieux intégrés au sein de l’atelier et vous permet aussi de mieux percevoir les signaux d’incompréhension ou de détresse.
Dynamiser ses techniques d’animation
Animer un atelier santé en ligne demande quelques précautions. Les discussions informelles peuvent être plus compliquées à distance. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à provoquer la discussion, à la réengager et à solliciter l’intervention de chaque patient. L’animation doit en fait être plus dynamique pour permettre à tous de s’exprimer. En somme, il faut être plus sollicitant et empathique pour créer une atmosphère propice aux échanges. Attention à tout de même prendre en considération le fait que certains patients ont besoin d’un temps d’adaptation et que leur parole se libérera éventuellement au bout de plusieurs ateliers.
Se former à l’Éducation Thérapeutique du Patient
Des compétences pédagogiques, d’animation et relationnelles sont obtenues grâce aux formations d’Éducation Thérapeutique du Patient. Ces compétences sont très utiles à l’animation d’ateliers santé. Nous vous encourageons donc vivement à vous former à l’ETP qui est un gage de qualité auprès des patients. Cette formation peut entrer dans le cadre du développement professionnel continu (DPC) obligatoire pour tous les professionnels de santé.
